Email Ops — 邮件操作技能

本技能处理 BD/IR 工作中需要深思熟虑的单封邮件，不适用于批量冷邮件（那是

cold-outreach

的职责）。

适用场景：

• 对方回复了你的冷邮件，需要跟进
• 会议前发确认/议程邮件，会议后发总结/后续邮件
• 向重要目标发第一封定制化开发信（非批量）
• 起草合作提案或报价邮件
• 有人通过其他渠道引荐，需要接回邮件线程

不适用场景：批量商家采集后发送开发信 → 用

cold-outreach

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Step 1 — 确定邮件类型与上下文

在起草任何内容之前，先明确：

邮件类型（从以下选一个）：
  A. 首次触达（定制化，非批量）
  B. 回复/跟进（对方已有回复或之前有过沟通）
  C. 会前确认（日期/地点/议程）
  D. 会后跟进（感谢 + 下一步行动）
  E. 合作提案 / 报价
  F. 引荐接收（某人引荐后的首封邮件）

收集信息：
  - 目标姓名、职位、公司
  - 发件账号（公司域名邮箱 / 个人邮箱）
  - 是否有现有线程？（如有，需先读取）
  - 目标：签客户 / 找合作 / 接触投资人 / 其他
  - 关系温度：陌生 / 见过面 / 有过合作

未提供邮件类型时，根据上下文推断。推断不确定时先问。

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Step 2 — 读取现有线程（仅 B/C/D/F 类型）

如果是回复或跟进邮件：

1. 确认邮件客户端（通常为系统默认邮件客户端，通过 shell 或 browser 访问）
2. 定位线程：
   - 搜索发件人邮箱或公司名
   - 找到最近的往来邮件
3. 提取：
   - 最后一封邮件的日期、发件方、核心内容
   - 对方提出的问题 / 尚未回答的点
   - 之前承诺的事项（如："我会发资料给你"）
   - 是否已有报价或提案在线程中

4. 识别跟进距离：
   上次邮件距今：
     < 48h → 正常速度跟进
     3-7天  → 轻推，语气平和
     > 7天  → 需要重新建立上下文，别假设对方记得之前内容

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Step 3 — 选择发件账号与渠道

规则：
  - 有公司域名邮箱时，B2B 场景优先用公司邮箱
  - 个人引荐 → 用个人邮箱，更暖
  - 与投资人沟通 → 优先公司邮箱（显示专业度）
  - 发件人名称格式：完整姓名 + 公司名
    例：张三 <zhangsan@company.com>

渠道确认：
  - 对方之前用邮件回复 → 继续邮件
  - 对方之前提到微信 → 建议换到微信，邮件只发摘要
  - 没有回复记录 → 默认邮件

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Step 4 — 起草邮件

根据邮件类型，使用对应结构：

A. 首次触达（定制化）

LLM Prompt:
"起草一封与潜在合作伙伴或投资人建立联系的信件，发给 {姓名}（{职位} @ {公司}）。

背景：
- 发件人：{姓名}，{职位}，{公司及一句话介绍}
- 目的：{目的，例如：探讨数据采集服务合作}
- 找他的理由：{个性化理由，例如：看到贵公司近期发布了...}
- 关系温度：陌生 / 通过 {中间人} 引荐

格式要求：
- 中文
- Subject：10 字以内，具体到对方业务，不用感叹号
- 正文 3 段，总计 120-150 字：
  段 1：为什么写这封邮件（个性化切入）
  段 2：我方能提供的价值（从对方视角，不是自我介绍）
  段 3：一个低摩擦 CTA（15 分钟通话 / 一封回复即可）
- 结尾不用"谢谢" / "期待您的回复" 等套话

返回格式：
Subject: [主题行]
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[正文]"

B. 回复 / 跟进

LLM Prompt:
"起草一封跟进邮件，基于以下线程上下文。

线程摘要：
  - 上次发件方：{我方/对方}
  - 上次时间：{N 天前}
  - 未回答的问题：{具体内容}
  - 之前的承诺：{如有}

当前目的：{推进到下一步，例如：确认是否收到提案 / 约下次通话时间}

要求：
- 中文，简短，不超过 80 字正文
- 不要重复上封邮件的所有内容
- 如果是 3 天以上的跟进，先一句话刷新上下文
- 结尾一个明确问题或提议，不要 open-ended 收尾

返回格式：
Subject: Re: [原主题]
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[正文]"

C. 会前确认

LLM Prompt:
"起草一封会议确认邮件。

会议信息：
  - 对象：{姓名} @ {公司}
  - 时间：{日期 + 时间 + 时区}
  - 形式：{视频会议/面谈，如视频则附链接}
  - 议程重点：{1-2 个核心议题}

要求：
- 中文，简短，不超过 60 字正文
- 确认时间 + 附议程 + 如有附件说明
- 语气专业但不冷漠

返回格式：
Subject: 确认：{时间} 与 {对方公司} 的会议
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[正文]"

D. 会后跟进

LLM Prompt:
"起草一封会后跟进邮件。

会议信息：
  - 对象：{姓名} @ {公司}
  - 会议时间：{刚才 / N 天前}
  - 关键结论：{达成了什么共识}
  - 我方下一步行动：{例如：发送方案文档 / 安排 demo}
  - 对方下一步行动：{例如：内部讨论后反馈}
  - 期望截止时间（如有）：{具体日期}

要求：
- 中文，简洁，正文不超过 100 字
- 结构：感谢 + 关键共识一句话 + 双方后续行动 + 期望时间点
- 语气温暖，不催促

返回格式：
Subject: 跟进：关于 {核心议题}
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[正文]"

E. 合作提案 / 报价

LLM Prompt:
"起草一封合作提案邮件，发给 {姓名} @ {公司}。

提案内容：
  - 合作类型：{例如：数据服务 API 接入 / 渠道分销合作}
  - 核心价值：{我们能解决他们的什么问题}
  - 方案要点：{2-3 个关键条款或功能点}
  - 报价（如有）：{价格/商务条件}
  - 附件：{如有方案 PDF 等}

背景：{是否有过会议讨论？对方的痛点是？}

要求：
- 中文
- Subject：直接说明提案内容，不用"关于合作"这类模糊标题
- 正文 4 段，总计 150-200 字：
  段 1：背景引用（基于上次沟通的某个点）
  段 2：方案概述 + 核心价值
  段 3：关键条款或亮点（可用简短列表）
  段 4：建议下一步（阅读附件 / 确认细节）
- 附上附件提示（如有）

返回格式：
Subject: [主题]
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[正文]"

F. 引荐接收

LLM Prompt:
"起草一封接收引荐的邮件。

引荐信息：
  - 引荐人：{姓名}
  - 被引荐对象：{姓名} @ {公司}
  - 引荐人的邮件内容摘要：{引荐语}

我的背景：{一句话介绍}
目的：{和被引荐对象想聊什么}

要求：
- 中文
- Subject：Re: [引荐人邮件主题]（三方 CC 格式）
- 正文 3 段，100 字以内：
  段 1：感谢引荐人（CC 他）
  段 2：向新认识的人自我介绍 + 为什么有价值聊
  段 3：提议具体时间通话或 CTA
- 语气：暖而不过分

返回格式：
To: {被引荐人邮箱}
CC: {引荐人邮箱}
Subject: Re: [原主题]
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[正文]"

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Step 5 — 发送（仅明确要求发送时）

python3 {skills_dir}/cold-outreach/scripts/send_email.py \
  --to "{收件人邮箱}" \
  --subject "{主题}" \
  --body "{正文}"

发送后立即确认：

检查 Sent 文件夹（通过邮件客户端 browser 访问 或 IMAP SENT 路径）
确认：消息是否在 Sent 中可见？

默认行为是起草，不发送。 只有用户明确说"发送"/"帮我发"时才执行发送。

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Step 6 — 输出状态报告

MAIL OPS REPORT
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发件账号：
收件人：
邮件类型：
主题：

草稿：
[邮件正文]

状态：drafted / sent / blocked / awaiting-approval

后续建议：
  - 若无回复，{N} 天后跟进
  - 跟进方式：[邮件 / 微信 / LinkedIn]

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跟进时间参考

邮件类型	建议跟进等待期
首次触达	3-5 个工作日
发送提案后	2-3 个工作日
会后跟进	1 个工作日内
引荐接收	1-2 个工作日（趁热打铁）
已跟进一次无回复	再等 5-7 天，改变切入角度
跟进两次无回复	暂停，换渠道或等新触机窗口

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常见错误

情况	处理方式
SMTP 认证失败	停止，检查 SMTP_USER / SMTP_PASSWORD，告知用户
找不到现有线程	告知用户，确认是否以新邮件开始
用户说"发给他"但未给邮箱	先问清楚收件人邮箱，不猜
合作提案缺少关键信息	列出缺失项，请用户补充，不用模糊内容填充
发送后 Sent 无法确认	报告 "awaiting verification"，不声称已发送成功